Что надо знать при проведении собрания в форме заочного голосования?

В некоторых случаях бывает необходимо провести общее собрание акционеров в форме заочного голосования, например, при большом количестве акционеров – физических лиц, проживающих в разных населенных пунктах. Подготовленный обзор актуальных вопросов и ответов поможет подготовиться к данной форме собрания.

1. Кто может инициировать проведение собрания в форме заочного голосования?
2. Требуется ли подтверждение (заверение) собрания акционеров (состава акционеров, принимавших решения, и принятых акционерами решений) при проведении собрания акционеров в форме заочного голосования?
3. Какую информацию должно содержать решение о созыве общего собрания акционеров в форме заочного голосования?
4. Можно ли провести годовое собрание в форме заочного голосования?
5. Какая может быть установлена дата составления списка лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров в форме заочного голосования?
6. Могут ли акционеры ознакомиться со списком лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, проводимом в форме заочного голосования?
7. Какой предусмотрен порядок и сроки сообщения акционерам о проведении собрания в форме заочного голосования?
8. Какой порядок голосования при проведении собрания в форме заочного голосования?
9. Какие сроки установлены законодательством для составления протокола общего собрания акционеров, протокола об итогах голосования, отчета об итогах голосования?
10. Если кворум на собрании был меньше, чем кворум, необходимый для признания собрания правомочным?
11. Какие существуют особенности, плюсы и минусы проведения собрания в форме заочного голосования?

1. Кто может инициировать проведение собрания в форме заочного голосования?

Согласно пункту 1 статьи 55 закона «Об акционерных обществах» собрание акционеров в форме заочного голосования может быть проведено по решению (собственной инициативе) Совета директоров (Наблюдательного совета) Общества, а также по требованию ревизора (ревизионной комиссии), аудитора, акционера (акционеров), владеющего(владеющих) на дату предъявления такого требования не менее, чем 10% голосующих акций Общества. 

Если собрание в форме заочного голосования проводится по требованию ревизора (ревизионной комиссии), аудитора, акционера (акционеров), владеющего(владеющих) на дату предъявления такого требования не менее, чем 10% голосующих акций Общества, собрание должно быть проведено в течение 40 дней с момента предъявления такого требования. В течение 5 дней с момента предъявления такого требования Советом директоров (Наблюдательным советом) должно быть принято решение о созыве собрания или об отказе в созыве собрания. 

Решение о созыве собрания или решение об отказе в созыве собрания с мотивированным объяснением должно быть направлено лицу (лицам) требующему (требующим) созыва собрания не позднее 3-х дней с момента принятия такого решения. В случае, если функции Совета директоров (Наблюдательного совета) осуществляет общее собрание акционеров, созыв собрания в форме заочного голосования производит то лицо или орган Общества, к компетенции которого отнесено решение данного вопроса уставом Общества. 

2. Требуется ли подтверждение (заверение) собрания акционеров (состава акционеров, принимавших решения, и принятых акционерами решений) при проведении собрания акционеров в форме заочного голосования?

Гражданским кодексом РФ (пункт 3 статьи 67.1) установлены требования к подтверждению принятия общим собранием акционеров решений и состава акционеров общества, присутствовавших при принятии решений. Устоявшаяся практика и позиция Центрального банка определила, что несмотря на формулировку «присутствовавших при принятии решений», положения обозначенной выше статьи распространяются и на собрание, проводимое в форме заочного голосования. Необходимо учесть, что так как нотариус подтверждает личность лица только при его личном присутствии, подтверждение принятия общим собранием акционеров в форме заочного голосования решений и состава акционеров общества, присутствовавших при принятии решений, может быть осуществлено только специализированным регистратором, которому переданы на ведение акции Общества. Соответственно, функции счетной комиссии на собрании в форме заочного голосования должны быть возложены на регистратора (уполномоченного представителя регистратора), которому переданы на ведение акции Общества.

3. Какую информацию должно содержать решение о созыве общего собрания акционеров в форме заочного голосования?

В решении о созыве собрания в форме заочного голосования Советом директоров (Наблюдательным светом) или лицом, органом осуществляющим созыв собрания, должно быть определено: форма проведения собрания, дата окончания приема бюллетеней для голосования, место и время проведения общего собрания акционеров в форме заочного голосования, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени (или, если такая возможность предусмотрена уставом, адрес электронной почты, по которому могут направляться заполненные бюллетени, либо адрес сайта, на котором может быть заполнена электронная форма бюллетеней), дата определения лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров в форме заочного голосования, повестка дня общего собрания акционеров в форме заочного голосования, порядок сообщения акционерам о проведении собрания в форме заочного голосования, перечень информации, предоставляемой акционерам при подготовке к проведению общего собрания акционеров, проводимому заочным голосованием, форма и текст бюллетеня для голосования.

4. Можно ли провести годовое собрание в форме заочного голосования?

Собрание в форме заочного голосования может быть только внеочередным. Это обусловлено тем, что в соответствии с пунктом 2 статьи 54 закона «Об акционерных обществах» повестка дня годового общего собрания должна в обязательном порядке содержать вопросы об избрании Совета директоров (Наблюдательного совета), ревизора (ревизионной комиссии), утверждении аудитора Общества, а также вопросы об утверждении годовой бухгалтерской отчетности и распределения прибыли, в то время как согласно  пункту 2 статьи 50 закона «Об акционерных обществах» установлено, общее собрание акционеров повестка дня которого включает вышеперечисленные вопросы, не может быть проведено в форме заочного голосования.

5. Какая может быть установлена дата составления списка лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров в форме заочного голосования?

Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров в форме заочного голосования, не может быть установлена ранее, чем через 10 дней с даты принятия решения о проведении собрания в форме заочного голосования и более, чем за 25 дней, до даты проведения общего собрания акционеров в форме заочного голосования. В случае, если повестка дня собрания в форме заочного голосования содержит вопрос о реорганизации общества, дата составления вышеуказанного списка не может быть установлена более, чем за 35 дней до даты проведения собрания в форме заочного голосования. 

6. Могут ли акционеры ознакомиться со списком лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, проводимом в форме заочного голосования?

Данный список предоставляется обществом для ознакомительных целей лицам, которые включены в список лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров в форме заочного голосования и владеют более 1% голосов, по их требованию. Сведения, которые позволяют идентифицировать физических лиц, информация о которых содержится в списке лиц, имеющих право на участие в собрании, проводимом в форме заочного голосования, кроме фамилии, имени и отчества, предоставляются только с их согласия. 

7. Какой предусмотрен порядок и сроки сообщения акционерам о проведении собрания в форме заочного голосования?

О проведении собрания в форме заочного голосования лицам, имеющим право на участие в собрании в форме заочного голосования, должно быть сообщено не позднее, чем за 20 дней до даты проведения собрания в форме заочного голосования, а в случае, если повестка дня содержит вопрос о реорганизации Общества, не позднее, чем за 30 дней до даты проведения собрания в форме заочного голосования. Сообщение доводится до сведения обозначенных лиц путем направления заказных писем, либо вручением сообщения под роспись, если уставом не предусмотрены иные способы направления сообщения. Уставом могут быть предусмотрены следующие способы передачи сообщения о проведении собрания: направление электронного сообщения по адресу электронной почты, который указан в реестре акционеров общества для соответствующего лица; направление текстового сообщения, которое содержит порядок ознакомления с сообщением о проведении собрания, на тот номер контактного телефона или по тому адресу электронной почты, которые указаны в реестре акционеров общества; публикация в печатном издании, определенном уставом общества, и размещение на определенном уставом сайте Общества (в сети «Интернет»). 

В сообщении о проведении собрания в форме заочного голосования должна содержаться следующая информация: полное фирменное наименование Общества, место нахождения Общества, форма проведения общего собрания, место проведения собрания, время проведения собрания, адрес, по которому должны направляться заполненные бюллетени (либо адрес электронной почты, по которому могут направляться заполненные бюллетени, и (или) адрес сайта, на котором может  быть заполнена форма бюллетеней, если такие способы направления/заполнения бюллетеней предусмотрены уставом), дата окончания приема бюллетеней для голосования, дата, на которую зафиксирован список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров в форме заочного голосования, повестка дня общего собрания акционеров в форме заочного голосования, порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к собранию в форме заочного голосования, категории (типы) акций, владельцы которых имеют право голоса по всем или некоторым вопросам повестки дня общего собрания акционеров в форме заочного голосования. Информация (материалы), подлежащие предоставлению в рамках подготовки к проведению собрания, должны быть доступны лицам, перечисленным в списке лиц, имеющих право на участие в собрании, в течение 20 дней до даты проведения собрания в форме заочного голосования, а в случае, если повестка дня такого собрания содержит вопрос о реорганизации Общества – в течение 30 дней до даты проведения собрания в форме заочного голосования. Указанная информация должна быть доступна во время проведения собрания, а также, законодатель обязал Общество по требованию лица, имеющего право на участие в собрании, предоставлять копии документов к собранию за плату, не превышающую затраты на их изготовление.

8. Какой порядок голосования при проведении собрания в форме заочного голосования?

В соответствии с пунктом 1 статьи 49 закона «Об акционерных обществах» голосующей акцией Общества является обыкновенная акция или привилегированная акция, предоставляющая акционеру, владеющему такой акцией, право голоса, поставленного на голосование. Акционеры, владеющие привилегированными акциями, согласно статье 32 закона «Об акционерных обществах» имеют право голосовать по вопросам реорганизации, ликвидации Общества, по вопросу об освобождении от обязанности предоставления или раскрытия информации, предусмотренной законом «О рынке ценных бумаг», а также по вопросу о прекращении публичного статуса Общества, при внесении изменений или дополнений в устав, ограничивающих права акционеров-владельцев привилегированных акций данного типа, о листинге или делистинге привилегированных акций данного типа. Акционеры, владеющие привилегированными акциями, имеют право голосовать по всем вопросам повестки дня, начиная с собрания, следующим за таким годовым собранием, на котором было принято решение о невыплате (или частичной выплате) дивидендов по привилегированным акциям этого типа.  

Общее собрание в форме заочного голосования является правомочным, если в собрании приняли участие акционеры, которые обладают более чем половиной голосов размещенных голосующих акций Общества.   
Согласно статье 60 закона «Об акционерных обществах» голосование в форме заочного голосования в обязательном порядке должно осуществляться бюллетенями для голосования. Бюллетень должен быть направлен или вручен под роспись (если иной способ не предусмотрен уставом) каждому лицу из списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании в форме заочного голосования не позднее, чем за 20 дней до даты проведения собрания (даты окончания приема бюллетеней).

При таком голосовании бюллетенями, голоса засчитываются по тем вопросам, по которым голосующий акционер оставил только один из возможных вариантов голосования (остальные варианты должны быть зачеркнуты). Бюллетени, которые заполнены с нарушением этого требования, признаются недействительными, но, если бюллетень содержит несколько вопросов, несоблюдение требований для голосования по одному или нескольким вопросам, не влечет признания бюллетеня недействительным в целом, по другим вопросам.   

9. Какие сроки установлены законодательством для составления протокола общего собрания акционеров, протокола об итогах голосования, отчета об итогах голосования?

Протокол общего собрания акционеров должен быть составлен не позднее 3-х рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в форме заочного голосования. Протокол общего собрания акционеров в форме заочного голосования подписывается Председателем (Председательствующим на общем собрании акционеров) и Секретарем общего собрания акционеров в форме заочного голосования.

По итогам голосования на общем собрании акционеров в форме заочного голосования, не позднее 3-х рабочих дней, счетная комиссия (в данном случае, регистратор) составляет протокол об итогах голосования. Протокол должен быть подписан лицом уполномоченным регистратором на осуществлении на собрании в форме заочного голосования функций счетной комиссии.

Законодательством предусмотрено (пункт 4 статьи 62 закона «Об акционерных обществах», пункт 4.28 Положения ФСФР России от 02.02.2012 № 12-6/пз-н), что решения, принятые на общем собрании акционеров, если они не были оглашены на собрании (а при проведении общего собрания отсутствует возможность довести итоги голосования во время собрания до акционеров) должны доводиться путем направления лицам, перечисленным в списке лиц, имеющих право на участие в собрании, отчета об итогах голосования. У Общества в таком случае возникает обязанность направить отчет перечисленным лицам в течение 4-х рабочих дней после даты окончания приема бюллетеней.  

10. Если кворум на собрании был меньше, чем кворум, необходимый для признания собрания правомочным?

В соответствии с пунктом 3 статьи 58 закона «Об акционерных обществах» если на собрании в форме заочного голосования отсутствовал кворум, который требовался для правомочности собрания, собрание может быть проведено с той же повесткой дня. Повторное общее собрание будет правомочно, если в нем примет участие не менее, чем 30% размещенных голосующих акций Общества. Если такое повторное собрание проводится менее, чем через 40 дней после несостоявшегося общего собрания в форме заочного голосования лица, имеющие право на участие в общем собрании (повторном) определяются на дату, на которую составлялся список лиц, имевших право на участие в собрании, которое не состоялось. 

11. Какие существуют особенности, плюсы и минусы проведения собрания в форме заочного голосования?

Проведение собрания в форме заочного голосования является несомненно удобным способом проведения собрания для акционерных обществ, акционеры которых по определенным причинам не могут присутствовать на собрании в форме совместного присутствия. Но, в случае собрания, проведенного в форме заочного голосования, нужно учитывать, что у непубличного Общества будет отсутствовать возможность подтверждения состава акционеров и принятых ими решений нотариусом (что требует меньших денежных затрат Общества), а также возможность изменения повестки дня (предусмотренная для непубличных акционерных пунктом 6 статьи 49 закона «Об акционерных обществах» при присутствии на собрании всех акционеров непубличного Общества).


Консалтинговая группа «Альпийский ветер» оказывает корпоративно-правовые услуги по сопровождению деятельности акционерных обществ, в том числе по подготовке годовых или внеочередных собраний акционеров, внутренних документов акционерного общества, различных уведомлений направляемых в ЦБ.